Cortes emergenciais de custos são ineficazes

Planejar é o verbo que deve ser conjugado constantemente nas organizações, inclusive quando o assunto é redução de custos. Estudo recém-concluído pela Bain & Company, empresa global de consultoria estratégica, mostra que optar pelo corte de custos pouco planejado ou emergencial é ineficaz. “Assim como o regime deve ser feito antes do ataque cardíaco, as empresas têm que aproveitar os momentos de calmaria para fazer a lição de casa, para se tornarem mais eficientes e competitivas”, diz Alfredo Pinto, sócio da consultoria.

É fato que uma das grandes vantagens competitivas, em quase todos os setores, é o custo baixo. No entanto, segundo Pinto, reduzi-lo à base da canetada pode gerar problemas no curto e médio prazo, em vez de ser solução. “Decretar um corte de 10% em toda a empresa, por exemplo, pode se mostrar mais dispendioso do que lucrativo.”

A pesquisa, de âmbito mundial, realizada com 300 executivos, comprovou a tese. Em 2008 e 2009, muitas corporações reagiram à crise financeira com várias iniciativas para redução de custos. Entretanto, analisando esses esforços, os executivos não ficaram satisfeitos com os resultados: 40% afirmaram que não foram bem-sucedidos em seus objetivos; e, dentre os que buscavam uma redução de custos de 20% ou mais, quase 60% afirmaram que não atingiram a meta.

Transformação de custos sustentável

Algumas empresas, contudo, foram bem-sucedidas. Segundo o estudo, 68 grandes companhias divulgaram importantes iniciativas de redução de custos no primeiro trimestre de 2009. Entre 12 e 24 meses após o anúncio, mais de 20% delas conseguiram manter ou aumentar o seu EBIT (lucros antes de juros e impostos), apesar de uma queda de 10% ou mais no faturamento.

As análises realizadas pela Bain & Company revelam que essas organizações foram além do corte de custos. Elas realizaram o que consultoria conceituou de “transformação de custos sustentável”, percorrendo um caminho com quatro elementos-chave:

• Definição de objetivos com base em dados de mercado externos, e não em referências internas;
• Adequação dos esforços de redução de custos à estratégia;
• Utilização de métricas corretas;
• Foco na organização como um todo, considerando suas interfaces, e não apenas nas partes individuais que a compõem.

Antes de chegar a esse estágio, Pinto reforça que a empresa precisa reconhecer que a situação é crítica e que algo precisa ser feito para melhorar a eficiência. O passo seguinte é montar uma equipe de trabalho multifuncional, com um líder focado na questão, ou contratar terceiros.

De acordo com o especialista, é importante que o processo, além de envolver todos os departamentos, seja transparente. “As medidas adotadas devem ser sustentáveis e criar valores. Por isso, é importante não esperar a crise chegar, a credibilidade no mercado ser afetada. Nessa situação severa, as medidas terão que ser mais drásticas, não necessariamente sustentáveis”, explica.

Casos de sucesso

No estudo, a Bain & Company apresenta casos de transformação de custos sustentável. Considerando o fator “adequação dos esforços de redução de custos à estratégia”, uma companhia aérea terceirizou seu call center, focada exclusivamente em custos. No entanto, a medida refletiu em queda de produtividade, nos índices de insatisfação do cliente e, consequentemente, resultou em queda nas vendas. Após identificar a causa dos problemas de desempenho e redefinir seu modelo estratégico, a empresa reavaliou seus provedores de serviço e selecionou os melhores. “Em um ano, os custos aumentaram em até 10%, só que a venda bruta de bilhetes subiu mais de 50%. Os ganhos obtidos mais do que compensaram o aumento de custos operacionais”, conta Pinto.

Relativamente à utilização de métricas corretas, a pesquisa cita o caso de uma mineradora. Ela sabia que o percentual de tempo produtivo de seus funcionários de manutenção estava cerca de 11% abaixo dos benchmarks externos, mas a quantidade de trabalhadores que possuía em relação à indústria era bem maior do que essa lacuna indicava. A empresa fez análises mais profundas e descobriu que 40% do tempo classificado como produtivo (25% do tempo total) era gasto com atividades administrativas ou de planejamento. Mudanças foram implementadas, como descreve o estudo: redução do tempo de planejamento, aumento da produtividade das reuniões, automação do preenchimento de relatórios, simplificação de processos e melhoria da precisão do apontamento de horas foram traçadas. Resultado: redução de custos de R$ 16 milhões por ano.

Esses são apenas alguns exemplos de como fazer uma redução de custos planejada e eficaz. Segundo o sócio da Bain & Company, as organizações reconhecem que precisam fazer a lição de casa, devem estar sempre atentas ao movimento do mercado e, sobretudo, que não podem perder oportunidades. No entanto, voltando à analogia da dieta, a maioria sabe que uma alimentação equilibrada é importante, mas poucos a adotam antes de a saúde mostrar o sinal vermelho.