Maneiras para se comunicar melhor com seus funcionários

Como você convoca alguém para um conversa importante sem ser muito alarmista? Ficar parado, cruzar os braços, permanecer categórico e dizer “precisamos conversar” passa uma impressão brusca ao seu interlocutor. Um email dizendo “venha ao meu escritório em algum momento durante esta semana, mas sem pressa” é um tanto quanto ambíguo, ou seja, dá margem à dupla interpretação. De qualquer maneira, ambas formas de comunicação levarão a pessoa até você para descobrir o que está acontecendo.

Uma comunicação clara e atraente é uma característica de líderes fortes. A boa notícia é que ela não é um talento nato: prática e trabalho duro são úteis para aprender como compartilhar melhor ideias e metas. É uma habilidade que pode levar uma vida para ser dominada, mas é possível adquiri-la.

Felizmente, existem algumas dicas simples que você pode utilizar para melhorar a comunicação, especialmente quando é com seus funcionários.

Veja 14 conselhos para aperfeiçoar esta habilidade:

1. Use “nós” em vez de “eu”

“Existe um problema quando um líder começa a maioria de suas frases com ‘eu quero’, ‘eu preciso’ ou ‘eu acho que deveria’ e depois manda uma mensagem afirmando que tudo se resume a você e não às contribuições e perspectivas da equipe”, diz Lisa Downs, da Downs Leadership, empresa especializada em treinamento de líderes. “Em vez disso, use ‘nós’. Assim, você estará promovendo um ambiente de trabalho em equipe. Sucesso individual apenas te leva mais longe: líderes fazem o trabalho por meio de outras pessoas. Demonstre isso ao escolher suas palavras.”

2. Fale de maneira clara e concisa e se certifique sobre o que foi entendido

“Líderes podem se ajudar entre si e suas equipes ao serem breves em suas comunicações. Ser conciso frequentemente resultará em clareza, de forma que a outra parte entenda o que está sendo pedido e como atender a necessidade. Uma vez que a comunicação foi feita, confirme com a outra parte se a mensagem foi, de fato, recebida como deveria. Se for preciso, torne-a ainda mais clara. Isso vai ajudar todo mundo a avançar com confiança”, ensina Alexsys “Lexy” Thompson, da Trybal Performance.

3. Questões x soluções

“Bons líderes falam em soluções e nos resultados desejados. Ótimos líderes ensinam as pessoas a pensarem estrategicamente ao realizarem perguntas”, diz Cathy McCullough, do McCullough Group LLC. “Perguntas como ‘como você acha que deveríamos avançar?’, ‘que competências podem ser necessárias?’, ‘quais são as suas ideias?’, ‘como poderíamos abordar isso de outra forma?’ são essenciais. Liderança é uma conversa, não uma lista do que deve ser feito.”

4. Diga “sim, e”

“O ‘mas’ é uma estrada bloqueada. A palavra não apenas encerra conversas, como também coloca uma pessoa acima da outra. Por outro lado, dizer ‘sim, e’ confirma e promove. Se uma pessoa diz ‘eu quero trabalhar menos’, mas isso não é possível, em vez de responder “mas você não pode”, tente algo como “sim, você quer trabalhar menos e eu não acho que isso seja possível, então vamos conversar sobre isso”. Você vai afirmar e abrir espaço para um diálogo”, explica Jennifer Oleniczak Brown, do The Engaging Educator.

5. Pratique suas habilidades de comunicação não-verbal

LaKisha Greenwade, da empresa de coaching Lucki-Fit, diz que “líderes devem ter consciência de que a comunicação inclui sinais não-verbais como linguagem corporal, gestos e expressões faciais”. “Pratique comunicação não-verbal e esteja atento aos sinais usados ao dar mensagens positivas e construtivas. Perceba, por exemplo, se você ergue a sobrancelha, sorri ou toca o seu próprio rosto ao comunicar notícias difíceis. Autoconhecimento é importante.”

6. Abra mão da arrogância

“A questão não é o que um líder deve ou não dizer”, diz Anjali Chugh, da Cosmique Global Inc.. “É tudo uma questão da percepção dele sobre si mesmo e das outras pessoas que trabalham empresa. Se ele acha que é o melhor e que consegue fazer tudo, provavelmente vai tratar os funcionários como lixo. Palavras que machucam as pessoas irão sair de sua boca muitas vezes.”

7. Preste atenção na cultura

“Cada organização tem seu próprio conjunto de normas, linguagens e formas ideais de comunicação. Aprenda as regras e as siga, a menos que você queira se destacar sendo diferente. Se você é novo na organização, escute os líderes mais antigos e entenda o que funciona para eles. Preste atenção na escolha de palavras, no tom de voz, no ritmo da fala e nas expressões. Experimente com base no que você observou”, ensina Maureen Metcalf, da Metcalf & Associates, Inc..

8. Ajude funcionários a entenderem como o trabalho está atrelado ao seu desenvolvimento

“Como líderes, nós frequentemente perdemos a oportunidade de amarrar a distribuição de tarefas a um plano de desenvolvimento profissional do funcionário”, observa Tegan Trovato, do Workplace Forward. “Dizer ‘eu preciso assumir essa tarefa’ é muito diferente de ‘eu quero que você assuma essa tarefa porque, na nossa última conversa, você me contou que queria se empenhar em trabalhos mais estratégicos’.”

9. Escute e reflita antes de passar a mensagem adiante

“Líderes precisam de clareza para passar a mensagem, assim como utilizar o melhor método, seja um celular, pessoalmente ou pelas mídias sociais. Os melhores líderes escutam – o que exige que estejam presentes -, prestam atenção e fazem perguntas para extrair o máximo possível de informação antes de passar uma mensagem adiante”, diz Lisa Martin, da Lisa Martin International.

10. Fale menos

“Minha maior recomendação para se tornar mais consciente é falar menos. Tire um tempo para ‘ouvir e entender’, em vez de apenas ‘ouvir e responder’”, aconselha Andy Bailey, da Petra Coach. “Líderes que querem comandar o show sozinhos quase sempre ignoram as recomendações da sua equipe. Eles acreditam que os conselhos deveriam ser passados apenas por eles próprios.”

11. Atribua responsabilidades

De acordo com Debora McLaughlin, do The Renegade Leader Coaching & Consulting Group, ‘quem vai fazer o que, quando e como eu vou saber?’ deveria ser uma espécie de mantra para os líderes. “Se utilizado em cada reunião e ao final de cada conversa, diminui drasticamente a possibilidade de confusão na hora de atribuir responsabilidades. Essa frase gera clareza, define o tom da responsabilidade e elimina o tempo gasto em micro gerenciamentos e a decepção.”

12. Saiba como seus funcionários preferem se comunicar

Loren Margolis, da Training & Leadership Success LLC, explica que as pessoas têm diferentes preferências na hora de se comunicar. Alguns focam em lógica, fatos e números, enquanto outros preferem mirar em pessoas e relacionamentos. “Certos funcionários precisam escutar detalhes e uma orientação passo a passo de seus líderes, enquanto outros preferem um panorama geral. Pergunte diretamente o que eles mais precisam ouvir de você e, em seguida, personalize suas palavras e abordagens.”

13. Seja transparente

“Funcionários querem trabalhar para líderes que são reais, não robôs. Líderes competentes se conectam com seus funcionários ao humanizarem suas comunicações e permanecerem humildes. Esteja aberto e realmente promova um ambiente onde os colaboradores se sintam confortáveis para vestir a camisa. Uma comunicação transparente contribui muito para construir um envolvimento por parte dos funcionários e, como retorno, gerar resultados”, diz Lizabeth Czepiel, da Lizabeth Czepiel, LLC.

14. Pergunte a si mesmo: “Por que eu estou falando?”

“Quando estou fazendo coaching para um executivo, eu uso a abreviatura: W.A.I.T. ou Why Am I Talking? (por que eu estou falando?)”, conta Kelly Meerbott, da You: Loud & Clear. “Se os líderes usarem essa abreviatura como um filtro para se comunicarem com os seus funcionários, eles serão forçados a ser mais conscientes e eficientes com as palavras. Palavras criam a nossa realidade, então escolha as melhores e mais gentis para conversar com seus colaboradores.”

Fonte: Forbes Brasil