7 passos para reduzir os custos e aumentar a eficiência da sua empresa

Quando não há uma boa disponibilidade de recursos, o ideal é fazer uma boa gestão de custos para reduzir os gastos sem perder qualidade nos processos. Sua empresa passa por esse dilema? Então acompanhe 7 passos que vão ajudá-lo.

1. FAÇA UMA AVALIAÇÃO

Antes de otimizar a gestão de custos, é importante fazer uma avaliação dos sistemas de TI disponíveis. Isso porque, em muitos casos, software e serviços se tornam ultrapassados e desnecessários para a empresa. Com a rotina atarefada do gestor de TI, muitas vezes, é comum que essa atividade seja postergada, ou até mesmo não realizada.

Mas, quando se faz uma análise detalhada, é possível perceber como sistemas obsoletos causam um impacto significativo no orçamento. Assim o responsável sabe o que pode ser descartado para enxugar custos e o que, de fato, funciona para tornar a organização mais eficiente.

É importante projetar os custos dos sistemas legados para 3 ou até mesmo 5 anos visando comparar com soluções já disponíveis no mercado. Chamamos isso de TCO (Total cost of ownership) ou custo total de posse em tradução livre. Nessa análise avaliamos todos custos do ecossistema ao qual o legado está inserido (custo de manutenção de software, pessoas, hardware, custos de falha recorrente, disponibilidade entre outros).

2. REAL USO DOS APLICATIVOS E SISTEMAS

Esse é um dos temas que envolve Governança de TI. Gerir todo o ambiente de TI de forma contínua e estruturada requer conhecimento, disciplina e processos. Para isso existe uma metodologia chamada SAM (Software Asset Management) que traz diretivas de pessoas, processo e tecnologia afim de propiciar a redução de custos, otimização de recursos e gestão dos riscos sob o ponto de vista de TI.

Deve-se realizar uma análise 360º nos softwares que sua empresa possui e descobrir o que realmente está sendo usado. Esse processo chamamos de metering que visa mostrar as licenças que estão em uso, apontar as “sobras” de licenças e a partir disso estruturar um estoque de licenças.

3. AUTOMATIZE PROCESSOS E MELHORE A SUA GESTÃO DE CUSTOS

Existem diversas atividades na área de TI que são rotineiras e repetitivas, e elas são necessárias para que todo o processo funcione da maneira correta. Por isso, a empresa não precisa designar um funcionário exclusivo apenas para essas tarefas — é aí que entra a automatização de processos.

Com esse recurso, a organização faz com que esses processos sejam realizados de forma automática, o que exige um pouco de investimento inicial, porém implica em um ganho de tempo — uma vez que as tarefas serão realizadas com maior rapidez. Além disso, há a diminuição dos custos, já que os processos repetitivos serão automáticos, tornando todo o processo mais dinâmico e eficiente.

Entender e criar um mapa de processos das principais regras de negócio e como são feitas atualmente, ouvir seus funcionários através de um brainstorm(reunião de discussão de idéias e melhorias) e a partir disso colocar em prática! É possível que nessa fase ocorra resistência mas a ideia aqui é realmente sair da zona de conforto.

4. TERCEIRIZE SERVIÇOS

Contar com uma equipe bem treinada faz toda a diferença para uma empresa de TI. Contudo, existem certos serviços e processos que não precisam ser realizados diretamente por ela. Algumas tarefas podem ser realizadas por uma empresa terceirizada, mas controladas por profissionais da organização.

Muitos gestores de TI, no entanto, ainda têm o pé atrás com a terceirização de serviços, preferindo trabalhar diretamente com equipes próprias, o que implica em maiores custos e que nem sempre dão o retorno esperado. Justamente por isso, as terceirizadas são interessantes, pois já contam com profissionais especialistas no assunto e oferecem serviços a um custo acessível. O importante é que o gestor saiba escolher uma empresa competente e confiável para essa tarefa.

Contar com empresas terceirizadas é uma excelente opção para uma diminuição de custos e melhor gestão de recursos, já que o custo-benefício dessa tarefa é altamente interessante, e problemas simples podem ser sanados sem qualquer dificuldade.

Dedique esforços ao seu core business!!

5. DIMINUA O NÚMERO DE SERVIDORES

Parece contraditório, mas não é. Não são poucas as empresas que utilizam diversos servidores, que têm baixo desempenho e altos custos operacionais. Para corrigir esse problema, o ideal é que se faça a substituição destes por servidores com maior capacidade.

Aparentemente, é um custo maior fazer essa troca, mas, na prática, ocorre justamente o oposto: a empresa investe em um servidor mais potente, que consegue concentrar licenças e softwares com capacidade de realizar processos de forma mais rápida, ganhando em desempenho e eficiência. Afinal, é melhor contar com um ou dois servidores que conseguem concentrar todas as suas tarefas do que ter cinco ou seis que apresentam baixo rendimento e são caros.

6. APOSTE NA CLOUD COMPUTING

Não há como negar: a cloud computing (computação em nuvem) está se expandindo cada vez mais, oferecendo serviços diferenciados e cada vez mais inteligentes. Uma forma totalmente segura para fazer a gestão de custos nas empresas e ainda ganhar em termos de produtividade é apostar nessa tecnologia sem medo!

A melhor maneira de enxugar custos e fazer a sua produção subir é mesmo transferir de forma estruturada a infraestrutura de TI da empresa para uma cloud. Além das vantagens financeiras, optar por essa solução torna a vida do gestor muito mais simples, já que as informações corporativas podem ser acessadas de qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis e possuem SLA’s de 99,999% que garantem tranquilidade, escalabilidade e segurança.

Ao migrar para a nuvem, a empresa não tem mais a necessidade de investir em equipamentos caros que exigem manutenção constante. Ao invés de ter uma sala com um datacenter, que abriga em seus servidores todas as informações corporativas, elas passam a ser armazenadas de forma simples na nuvem, a um custo bem mais reduzido.

7. OUÇA OS SEUS FUNCIONÁRIOS

Quem melhor conhece uma empresa do que as pessoas que trabalham nela? O erro de muitos gestores é o de tomar decisões sem saber a opinião dos seus colaboradores. Muitas vezes, a ideia de um empregado pode fazer com que a organização baixe os seus custos por meio de um caminho ou ação que o gestor não levou em consideração. E é justamente ela que pode auxiliar na gestão de custos e fazer com que a tecnologia utilizada seja aperfeiçoada, substituída ou mais enxuta.

Também é importante ouvir os seus colaboradores ao implantar uma tecnologia mais recente, pois o feedback de quem trabalha todos os dias com uma determinada tecnologia é o mais importante, o que pode render ao gestor insights valiosos para a empresa. Ao colocar essas dicas em prática, é possível fazer uma gestão de custos inteligente, eficaz, bem trabalhada, que fará a sua empresa crescer consideravelmente e fortalecer a sua marca no mercado.

Fonte: Software One