Fatos sobre comunicação no ambiente de trabalho que você precisa saber

As evoluções tecnológicas ampliaram (e muito) a ideia do que significa comunicação, se comunicar. Em um curto período de tempo, as pessoas passaram a mandar e-mails, mensagens SMS e textos via redes sociais ao invés das cartas e telegramas do passado recente. A sociedade abraçou essas novas ferramentas completamente.

Uma pesquisa de 2014, da Gallup, perguntou para 1.015 pessoas com qual frequência por dia usavam os diferentes métodos de comunicação. E nada menos que 73% dos questionados responderam que leem ou mandam mensagens todos os dias, sendo que 82% fazem uma ligação pelo telefone ou pelo celular diariamente. Além disso, 70% mandavam ou recebiam e-mail diariamente, e 55% usavam das redes sociais para se comunicar. E isso há 2 anos – de lá para cá, muita coisa já mudou – a frequência de tudo isso, com certeza, é maior.

O fato é que, enquanto essas opções ajudam as pessoas a se sentirem mais conectadas com as outras de todo o mundo, isso também cria problemas nos negócios. Afinal, algumas dúvidas acabaram surgindo sobre as melhores maneiras de, por exemplo, entrar em contato com clientes: por e-mail ou com uma ligação? Ou fazer contato com potenciais candidatos: devo deixar uma mensagem de voz? Ou a ser mais eficiente com os membros colaboradores da empresa: devo falar com eles por Whatsapp ou e-mail?

Confira 4 regras básicas que todo profissional deveria saber para se comunicar da melhor maneira possível no ambiente de trabalho

1. E-mail: um vilão?

A CareerBuilder é uma empresa que realiza diferentes estatísticas sobre o ambiente de trabalho, incluindo, por exemplo, o que funcionários pensam sobre mensagens de e-mails. Entre suas estatísticas, está a de que 26% de empregados consideram o e-mail o maior assassino da produtividade, você sabia? 

Quando o uso dessa ferramenta se tornou popular, pareceu ser uma das melhores coisas que poderiam ter acontecido ao mundo dos negócios; agora, depois de passada a “lua de mel”, ficou claro que o e-mail não é tudo aquilo que parecia ser… Afinal, nossas caixas de mensagens estão ficando lotadas e impossíveis de serem acompanhadas (fazendo com que as pessoas fiquem um tanto quanto perdidas na hora de encontrar as informações de que necessitam). 
Além disso, as mensagens de e-mail se tornaram distrações – ainda mais quando várias pessoas estão em cópia e todo mundo responde em cima.

Uma das melhores formas de combater os problemas advindos com o uso dos e-mails é definir de maneira clara quando será apropriado mandar a mensagem e quando não é necessário. Também é possível combinar com seus funcionários de que, nem sempre, a resposta precisa ser por mensagem – sendo possível responderem pessoalmente para o colega que está a poucos metros de distância, por exemplo. 

2. Mensagens são profissionais?

Talvez seja por causa de todos os emojis e as abreviações, mas levou certo tempo para que as mensagens de texto (seja por SMS ou outras ferramentas mais recentes) fossem vistas com melhores olhos. Até algum tempo atrás, elas eram consideradas uma maneira ilegítima de comunicação entre profissionais. Agora, todo mundo já está se acostumando com a ideia de que elas podem ser, sim, formas eficientes de transmitir recados profissionais.

Aliás, 43% dos recrutadores abaixo dos 45 anos consideram o envio de mensagens uma forma profissional de se comunicar com potenciais candidatos. Empregadores de todo o mundo veem os chats como opções rápidas e eficientes. É claro que isso deve ser feito com bom senso, dando liberdade ao receptor de responder quando tiver tempo (em horários apropriados). 

3.  Saiu do trabalho, mas ele continua?

Você se sente pressionado a responder mensagens fora do ambiente de trabalho? Se sim, não está sozinho: 26% dos trabalhadores dizem que se sentem dessa maneira. Um dos grandes problemas existentes na variação de meios de comunicação é, exatamente, fazer com que as pessoas fiquem sempre acessíveis. Ninguém deseja gastar seu tempo livre respondendo e-mails ou retornando ligações de trabalho, mas muitas pessoas sentem que devem fazer isso.

Por isso, respeitar a vida de funcionários fora do ambiente de trabalho pode fazer com que a comunicação na sua empresa funcione de forma mais feliz e eficiente. Deixe que seus empregados saibam que não precisam responder e-mails ou checar o inbox quando estão em casa, a não ser que seja algo muito urgente. Criar uma política e leva-la para todos os níveis da organização é o ideal para que não se crie um ambiente de culpa ou estresse. 

4.  Reuniões: é preciso falar disso

Todo mundo que já esteve em alguma reunião – quem nunca, né? – que não rendeu nada, que foi terrivelmente improdutiva sabe o que significa perda de tempo. Aliás, isso não é raro no mercado. 46% de empregados afirmam sair de reuniões sem saber exatamente o que eles deveriam fazer em seguida. Já imaginou isso? Quase metade das reuniões realizadas não serve para esclarecer e, sim, para confundir as pessoas!

Dessa maneira percebemos que, qualquer que seja a proposta do encontro, a mensagem não foi transmitida de forma clara e, assim, não foi comunicada apropriadamente. 
Ao criar agendas mais organizadas e estabelecer regras para reuniões (como tempo máximo de duração), as empresas garantem encontros mais produtivos e eficientes. Garanta que todo mundo esteja acompanhando tópico por tópico da reunião e encoraja seus funcionários a tomar notas. Isso ajuda para que foquem e para que possam ir digerindo as informações apresentadas.  

A comunicação no ambiente de trabalho não precisa ser dificultada – e nem precisa ser difícil. Líderes têm de entender o que as diferentes maneiras de se comunicar têm de bom ou de ruim e, assim, escolher a mais apropriada para cada situação.

Fonte: Economia – iG